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Perchè i documenti rendano il loro valore
Nel percorso di crescita di un’azienda accade che, prima o poi, ci si trovi a fare i conti con la gestione del proprio patrimonio documentale. Da un certo punto di vista questa particolare problematica è una conferma della salute aziendale e della sua capacità di esistere all’interno del mercato.
Nella maggior parte dei casi però quest’attività richiede l’utilizzo di un’enorme quantità di energia che, se non controllata, si può trasformare in rilevanti perdite di tempo e di denaro. Che un’azienda si trovi a perdere redditività per gestire la produzione e l’archiviazione dei propri documenti è un fattore inaccettabile, il cui risultato è far venire meno l’obiettivo primario di qualsiasi struttura produttiva: aumentare i profitti riducendo i costi.
Partendo da questo concetto fondamentale ASI ha creato plain® documentale, uno strumento software di ultimissima generazione che, senza sconvolgere le abitudini operative degli utenti aziendali, interviene con risolutezza in quelle aree dove una gestione delle informazioni è tanto possibile quanto necessaria. In termini pratici si tratta di un prodotto software, dotato di un’interfaccia simile a quella utilizzata dagli utenti per le applicazioni dei loro Personal Computers, la cui fruizione alleggerisce il carico prodotto dall’archiviazione e gestione tradizionale dei documenti, riducendo i tempi di lavoro e le perdite che ne conseguono.
I dati a nostra disposizione confermano che la riduzione dei costi prodotta da plain® documentale è altamente visibile già dal primo anno di utilizzo, mentre il ritorno dell’investimento è a 3 cifre, in quanto nella maggior parte dei casi si ripaga in meno di un anno. La creazione di plain® documentale è stata la conseguenza naturale della fusione tra competenze professionali adeguate e l’approfondita conoscenza sia dei processi documentali che dell’organizzazione aziendale.
Il DNA di ASI, ci piace ricordarlo, è avvolto nella cultura aziendale, per questo sappiamo che, per rendere produttivo un prodotto software trasformando i costi in eccesso di un’azienda in margine operativo, c’è bisogno di applicare una metodologia di pianificazione e conduzione del progetto rigorosa, orientata al risultato, una metodologia che ASI applica già nella fase di prevendita, con l’analisi dei processi e dei risultati conseguibili. Con plain® documentale tutto ciò accade naturalmente e senza alcuno sforzo per l’utenza, sia grazie all’interfaccia user friendly che all’approccio guidato all’operatività di cui il prodotto è dotato.
Facilità nella ricerca, nella condivisione e nella trasmissione dei contenuti, navigabilità tra i documenti, sicurezza nell’accesso alle informazioni e unificazione dei diversi database documentali presenti in azienda sono solo alcuni dei vantaggi di plain® documentale, che copre tutti i processi documentali:
- il ciclo attivo dei documenti prodotti dal sistema gestionale (dalla definizione del layout alla stampa, all’archiviazione, alla trasmissione via fax o e-mail);
- il ciclo attivo dei documenti office;
- il ciclo attivo e passivo della posta elettronica;
- il ciclo attivo e passivo dei documenti trattati via fax automatico;
- il ciclo passivo dei documenti cartacei;
- il supporto della firma digitale e della conservazione sostitutiva a norma;
Tutti gli altri benefici della Suite Plain, invece, i nostri clienti lo sanno bene, è meglio scoprirli da soli: nei bilanci aziendali. plain® documentale è un modo nuovo perchè i documenti rendano il loro valore.