Plain Documentale

Nessun limite ai tuoi documenti.
Gestisci, organizza e archivia qualsiasi tipo di file digitale.

Il software per la gestione dei tuoi documenti.

Plain Documentale è la soluzione completa, nativamente basata sul web, che ti consente di gestire percorsi di ricerca, navigazione e gestione dei documenti da parte dell’utente, semplificando il processo di approvazione e pubblicazione di nuovi documenti, mantenendo intatti i vantaggi che un processo di digitalizzazione dei documenti deve raggiungere.

Largo al digitale.

Passare dal concetto classico di documento cartaceo a quello di documento digitale significa aprirsi le porte a nuove prospettive in termini di produttività e ottimizzazione delle risorse.
Plain Documentale è il software di gestione documentale che consente di disporre dei documenti in modalità digitale: renderli disponibili alle persone contestualmente all’attività che stanno svolgendo, naviga tra documenti correlati, consulta fascicoli e dossier elettronici, condividi contenuti sia all’interno sia all’esterno dell’azienda.
Plain documentale ti garantisce un salto di qualità in termini di risparmio di tempo, migliore collaborazione tra persone e ottimizzazione delle risorse.

plain erp dettaglio utente

FUNZIONALITÀ

Tutte le funzionalità di Plain Documentale.

I vantaggi che Plain Documentale ti offre sono il frutto di funzionalità precise, progettate e realizzate per garantirne il miglior utilizzo produttivo da parte di tutti gli utilizzatori.

Funzionalità generali
Basi solide per puntare in alto.

  • Configuratore applicativo

  • Configurabilità etichette/pulsanti/messaggi

  • Configuratore CSS per modellare l’interfaccia grafica

  • Supporto multilingua

  • Gestione aziende proprietarie, clienti, fornitori, potenziali clienti, filiali e destinazioni

  • Gestione referenti

  • Gestione utenti e utenti amministratori (estesa ad aziende clienti e fornitori)

  • Gestione organigramma aziendale (estesa ad aziende clienti e fornitori)

  • Integrazione a Microsoft Active Directory

  • Servizio web mailing (mail e mail PEC) integrato per invii puntuali o massivi sia sottoforma di notifica sia con allegati, con gestione di un log che censisce invii, recapiti, aperture documenti

  • Solleciti automatici da web mailing per documenti non scaricati dal destinatario

  • Integrazione nativa a plain® BPM Business Process Management

  • Gestione classificazioni documenti

  • Gestione tipi e sottotipi documenti

  • Gestione attributi specifici configurabili sia per i documenti attivi sia per quelli passivi

  • Gestione cartelle documentali

piattaforma plain erp
  • Gestione check-in e check-out documenti con notifiche automatiche agli interessati

  • Gestione repository esterna per automatizzare la canalizzazione di flussi massivi di documenti all’esterno del database documentale

  • Gestione protocollo progressivo o tramite algoritmi di calcolo

  • Indice revisione documenti

  • Gestione relazioni tra documenti, con possibilità di alimentazione anche da fonti esterne (es. ERP)

  • Gestione modelli di fascicolo

  • Gestione fascicoli e dossier, con possibilità apertura automatica anche da fonti esterne (es. ERP)

  • Visualizzatore documenti PDF web

Condivisione
È sinonimo di produttività.

  • Ricerche per dossier

  • Ricerche da formati video ERP (per IBM Power i, con apposito visualizzatore configurabile)

  • Navigazione per cartelle

  • Trasmissione tramite e-mail con allegato

  • Trasmissione tramite e-mail come notifica a destinatari registrati (utenti)

  • Trasmissione tramite e-mail come notifica a destinatari non registrati (con possibilità solleciti automatici)

  • Possibilità di accedere ai documenti in modo automatico da report realizzati con plain® reportistica

  • Possibilità di integrare documenti all’interno di flussi di lavoro con plain® BPM Business Process Management

  • Dashboard web interattiva e responsiva che raccoglie sia i documenti preferiti sia molte altre informazioni focalizzate sui documenti di interesse dell’utente

  • Ricerche di base per parole chiave e proprietà documenti

  • Ricerche estese per attributi specifici associati ai tipi e sottotipi di documento

  • Ricerche full text

  • Ricerche per fascicoli

Autorizzazioni
Gestisci accessi a cartelle e documenti in modo semplice.

plain documentale autorizzazioni
  • Autorizzazioni per profili utenti e/o utenti, con possibilità di gestire inclusioni ed esclusioni, anche a scadenza

  • Autorizzazioni basate sugli account (proprietari della piattaforma, clienti, fornitori, etc.) e sui ruoli definiti nei relativi organigrammi aziendali

  • Autorizzazioni in base a specifiche categorie di filtro (integrative a quelle sui ruoli)

  • Autorizzazioni specifiche sulla gestione di tutte le funzionalità amministrative, parzialmente estendibili anche ad account non proprietari della piattaforma (clienti, fornitori, etc.) limitatamente ai propri utenti

  • Autorizzazioni relative alla configurazione e gestione di modelli di fascicolo, fascicoli, dossier, documenti

  • Autorizzazioni sulle cartelle

Ciclo passivo
Organizza ogni fase nel dettaglio.

  • OCR

  • Integrazione barcode per archiviazione e catalogazione automatica

  • Integrazione bar-code per modelli di documento e documenti Microsoft Word, Excel e PowerPoint

  • Acquisizione da folder stampanti multifunzione

  • Acquisizione da add-in per Microsoft Outlook

  • Console di acquisizione da fax

  • Console di acquisizione TWAIN per acquisizione da scanner

  • Acquisizione da folder stampanti multifunzione

  • Acquisizione da add-in per Microsoft Outlook

  • Console di acquisizione da fax

Ciclo attivo documenti ERP
Tieni sotto controllo ogni  fase e la relativa documentazione.

  • Gestione layout documenti con SAP Crystal Reports e integrazione nativa bar-code

  • Acquisizione dati e metadati da file propri o esterni

  • Formattazione documenti (PDF, PDF/A, HTML, XML, RTF, CSV)

  • Possibilità di canalizzare i documenti prodotti su diversi output (stampa, archiviazione, repository esterna, trasmissione via e-mail e fax)

  • Possibilità di produrre in modo automatico documenti PDF o PDF/A che contengano al loro interno, oltre al documento principale, una serie di documenti (già pubblicati nel database di plain® documentale) allegati in funzione di legami e regole definite

Ciclo Attivo Microsoft Windows e Office
Fruisci dell’integrazione.

  • Add-in per integrazione a Microsoft Office 2007 o superiore (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

  • Add-in per integrazione al File System di Microsoft Windows (7 o superiore)

  • Bar-code integrabile a Microsoft Word, Excel, PowerPoint (2007 o superiore)

  • Tool di importazione guidata di qualsiasi file PC da file system di Microsoft Windows (7 o superiore)

  • Possibilità di generazione e archiviazione automatica PDF contestuale al sorgente Microsoft Word, Excel, PowerPoint (2007 o superiore)

  • Gestione Profili di Archiviazione per la pubblicazione guidata dei documenti da documentale web

Fatturazione Elettronica
Controlla fatture, archiviazione e conservazione sostitutiva in modo strutturato.

  • Fattura elettronica PA e PR B2B tra privati

  • Connettore servizi telematici, per la gestione del processo di:
    – trasmissione fatture elettroniche attive
    – ricezione fatture elettroniche passive
    – ricezione notifiche relative alle trasmissioni

  • Sia nel caso di un proprio nodo SFTP accreditato allo SdI (Sistema di Interscambio) sia in presenza di un Intermediario compatibile

  • Servizi di firma digitale

  • Servizi di Archiviazione e conservazione sostitutiva

plain-documentale-riepilogo-utente

Cicli di approvazione dei documenti
Organizza i flussi con appositi modelli.

  • Dashboard web responsiva ed interattiva a supporto del Management, per verificare le performance dei processi di approvazione dei documenti a livello di azienda, ruoli, utenti, tipologia di ciclo di approvazione, potendo intervenire con gli opportuni correttivi per migliorare efficacia ed efficienza

  • Possibilità di gestire cicli di approvazione di documenti, basati su modelli standard di definizioni di flusso, potendo scegliere tra approvazioni:
    – singole
    – sequenziali
    – parallele
    – alternative
    oppure potendo crearne di nuove

Perchè scegliere Plain Documentale?

I vantaggi

■ Avere un unico contenitore di tutti i documenti digitali.
■ Digitalizzare in modo semplice ed efficace i documenti cartacei.
■ Condividere i documenti all’interno e all’esterno della propria azienda in modo sicuro.
■ Reperire facilmente i documenti, accedendo ad essi quando servono e con la certezza di accedere alla versione in corso di validità, senza spostarsi dal proprio posto di lavoro

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